Guida al corretto utilizzo delle email

Non abbiamo bisogno di consultare manuali di galateo prima di iniziare una conversazione verbale o prima di alzare il telefono o, ancora, prima di scrivere una lettera: bene o male conosciamo tutti le principali “regole” di questi mezzi di comunicazione.

Purtroppo, però, le regole della comunicazione via email vengono sempre più spesso ignorate. È per questo motivo che ho deciso di scrivere questa guida al corretto utilizzo delle email.

Esiste un insieme di buone pratiche da osservare quando si utilizza la posta elettronica, raggruppate sotto il nome di netiquette. Di seguito ti riporto una serie di consigli per un corretto utilizzo della posta elettronica.

Consigli utili per un utilizzo corretto delle email

• Utilizza le email con parsimonia
• Respira e conta fino a 10
• Scrivi sempre l’oggetto della email
• Identificati correttamente
• Attenzione agli invii multipli
• Scrivi con cura i tuoi messaggi
• Evita di scrivere tutto in maiuscolo
• Rispondi sempre alle email

Utilizza le email con parsimonia

Non travolgere i tuoi contatti con troppi messaggi.

Limita il numero di email che invii e, in particolar modo, non partecipare alle tanto odiate “catene di Sant’Antonio“.

Respira e conta fino a 10

Le email si scrivono rapidamente, partono velocemente ed arrivano immediatamente, con il rischio di fare molti danni.

Rileggi il messaggio due volte se necessario, non rispondere subito ai messaggi che ti irritano e, in ogni caso, evita attacchi personali: ci sono alcune cose che andrebbero dette di persona, e non tramite email.

Scrivi sempre l’oggetto della email

Descrivi brevemente l’argomento del messaggio in modo chiaro e specifico, utilizzando il campo “oggetto” dalla email.

Identificati correttamente

Hai tutto l’interesse che le tue email vengano identificate, aperte e lette dai destinatari.

A questo scopo, presta attenzione alla configurazione del tuo client di posta elettronica, non dimenticare di impostare correttamente il campo “Da”. Non dimenticare, inoltre, che la firma della posta elettronica può contenere il tuo nome e le informazioni di contatto.

Attenzione agli invii multipli

Se devi inviare la stessa email ad un gran numero di destinatari, inserisci gli indirizzi nel campo “Copia nascosta” (Bcc oppure Ccn).

In questo modo, ogni destinatario non vedrà l’elenco completo di tutti gli altri destinatari.

Scrivi con cura i tuoi messaggi

Anche se il tono delle email è meno formale di una lettera tradizionale, cerca comunque di rispettare le regole di ortografia e grammatica. Puoi utilizzare gli strumenti di correzione automatica che offrono i software di messaggistica.

Non dimenticare la buona educazione, evita formule troppo contorte o altisonanti (come ad esempio “la prego di accettare i miei migliori saluti”). Espressioni semplici, come “Cordiali saluti” o più semplicemente “Saluti” sono perfetti per l’occasione.

Evita di scrivere tutto in maiuscolo

L’uso delle lettere maiuscole nelle email equivale a gridare: meglio evitare di scrivere parole complete in maiuscolo.

Rispondi sempre alle email

Rispondere sempre ai messaggi di posta elettronica che ricevi, anche solo per dare la conferma al mittente di presa visione.